Des documents à conserver .... éternellement ?
Au titre de la réglementation Hoquet
Des documents à conserver dix ans ... En vertu de l'article 72 du décret Hoquet, pour une activité en transaction, le registre des mandats et tous les mandants doivent être conservés pendant dix ans par un agent immobilier (AI). En vertu de l'article 53 du décret Hoquet, les registres et documents visés aux articles 51 et 52 doivent aussi être conservés pendant 10 ans.
Pendant dix ans, au moins ... la CCI et un garant financier peuvent, à tout moment, se faire communiquer "tous les documents qu'ils estiment nécessaires à la vérification de la suffisance de la garantie financière". Pour un titulaire de la carte T, sont notamment concernés le registre-répertoire, les carnets reçus, l'état spécial de mise en service des carnets, le registre des mandats et les mandats, les relevés du compte " article 55" et du compte spécial à rubriques, outre les copies des avis des versements de fonds (location). Pour un ABD (carte mention G), sont notamment concernés le livre de caisse, les livres de banques, le registre des mandats et les mandats, les relevés des comptes bancaires, les copies des documents constatant les redditions de comptes. Tous ces documents doivent être conservés, par le titulaire de la carte, "au moins dix ans" (décrit loi Hoquet art.86)
Ce qu'il faut aussi prendre en compte
Dispositif LCB/FT. Dans le cadre de la réglementation anti-blanchiment (LBC/FT), les agents immobiliers sont tenus d'une obligation de vigilance, à l'égard de leurs clients. A ce titre, ils doivent conserver pendant cinq ans " à compter de la clôture de leurs comptes ou de la cessation de leurs relations avec eux les documents et informations, quel qu'en soit le support, relatifs à l'identité de leurs clients habituels ou occasionnels" (p.ex copie de CNI, extrait de RCS, ...). Dans la limite de ses attributions, un AI doit aussi conserver pendant cinq ans " à compter de leur exécution, quel qu'en soit le support, les documents et informations relatifs aux opérations" faits par ses clients, " ainsi que les documents consignant les caractéristiques des opérations faisant l'objet d'un examen renforcé" (comefi art. L561-12). Sur le principe, en transaction, il est à notre avis prudent de conserver copie de tous les actes régularisés pour le compte de clients ( contrats de location, actes de ventes, ....) pendant au moins dix ans. Il convient de prendre en compte les préconisations de la CNIL pour la durée de conservation de données personnelles (cf. notice).
Conseil. Prudence étant mère de sûreté, la sagesse invite à conserver aussi longtemps que possible des documents professionnels, en archives. Ceci peut être bien utile pour pouvoir réagir (efficacement) en cas de contrôle fiscal, mais aussi de contentieux civil, commercial, social, ou pénal.
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